HR-privacyverklaring

Door in dienst te treden bij de Munt, is de Munt genoodzaakt om een aantal persoonsgegevens van u te verwerken in het kader van de wettelijke verplichtingen die op haar rusten als werkgever, of in het kader van de uitvoering van een overeenkomst, of in het kader van het gerechtvaardigd belang zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, of in het Engels DDPR – General Data Protection Regulation), voluit de Verordening (EU) 2016/679 .

De Munt wil u in alle transparantie informeren over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring hierover vragen heeft, kunt u met ons contact opnemen:

De Munt
Data Protection Officer
Leopoldstraat 23
1000 Brussel
privacy@demunt.be
+32 (0)2 229 13 55

1. Categorieën van betrokkenen en van verwerkte persoonsgegevens

1.1. Sollicitanten

Als u bij de Munt solliciteert vragen we tenminste de volgende gegevens aan te leveren:

• Naam
• Contactgegevens (gsmnummer, mailadres, …)
• CV
• Motivatiebrief

Daarnaast kan de Munt tijdens de rekruteringsprocedure, eventueel volgende, door u meegedeelde, gegevens verwerken:

• Alle bijkomende persoonsgegevens die door de kandidaat worden verschaft in de gegeven documenten of die worden meegedeeld in het sollicitatiegesprek, zoals: fysieke gegevens, persoonlijke gegevens, professionele gegevens
• Financiële of economische gegevens

De gegevens van aangeworven kandidaten maken deel uit van het personeelsdossier (zie hoofdstuk 2. Medewerkers). Gegevens van niet-weerhouden kandidaten kunnen worden opgenomen in de wervingsreserve.

1.2. Medewerkers van de Koninklijke Muntschouwburg

Hieronder vallen alle vaste en tijdelijke personeelsleden van de Munt, artiesten (inclusief maar niet beperkt tot solisten, muzikanten, artiesten van het koor, figuranten, dansers) en freelancers, vrijwilligers en stagiairs waarmee de Munt een arbeidsovereenkomst of dienstverleningscontract heeft.

Als u medewerker bent of wordt bij de Munt, vragen we tenminste de volgende categorieën van gegevens te verschaffen:

• Identificatiegegevens zoals naam, geslacht, adres, contactgegevens, geboortedatum, geboorteplaats, rijksregisternummer:
•  (Enkel in specifieke gevallen) Identiteitsbewijs:
  • Kopij van de identiteitskaart/ paspoort/ verblijfsvergunning
• Persoonlijke gegevens
• Professionele gegevens
• Bankgegevens

Daarnaast kan de Munt tijdens uw loopbaan bij de Munt volgende categorieën van gegevens verwerken:

• Alle eerder  vermelde gegevens met inbegrip van eventuele wijzigingen aan deze gegevens
• Gezondheidsgegevens
• Fysieke gegevens met inbegrip van maten (indirecte inzameling mogelijk)
• Financiële gegevens
• Bij gebruik van de IT-infrastructuur van de Munt (laptop/desktop, gsm, …)
  • Identificatiegegevens (naam, toestel, IP-adres, timestamp)
  • Gepseudonimiseerde internetlogs (geraadpleegde websites)

Lokaal bewaarde informatie (cookies, webgeschiedenis, documenten die u op de toestellen bewaart) valt onder de gebruikersinstellingen van het toestel zelf en maken geen deel uit van deze policy. Alle data die u lokaal op de toestellen bewaart, worden gewist na inlevering van het toestel bij IT.

2. Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens

De Munt verwerkt uw persoonsgegevens in het kader van de volgende doeleinden:

1. HR-projecten, rekrutering & vorming
   1. Rekruteringen
   2. Talent development (opleidingen, professionele ontwikkeling en loopbaanbeheer)
   3. Beheer van feedbackprocessen
   4. Functiebeheer
       
2. Loons- & personeelsadministratie
   1. Beheer en behandeling personeelsdossiers
   2. Loonadministratie & budgetopvolging
   3. Loopbaanontwikkeling: professionele ontwikkeling en groei
   4. Personeelsbeleid
   5. Preventie (veiligheid en welzijn)
       
3. Uitvoering van de missie van de Munt
   1. Het creëren en uitvoeren van lyrische voorstellingen in binnen- en buitenland
   2. Het ondersteunen van de uitvoering van de missie van de Munt, meer bepaald het voorzien een up-to-date IT infrastructuur en tools:
      1. Toegang tot server en netwerk
      2. Toegang tot samenwerkingstools
      3. Ter beschikking stelling van telefonie en laptop, printers
      4. Helpdesk
          

3. Rechtsgronden tot verwerking van uw persoonsgegevens

3.1. Contract

Van zodra er een contractuele relatie bestaat tussen partijen zal de verwerking van uw persoonsgegevens gebeuren op basis van de rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst, bijvoorbeeld:

• In het kader van het beheer en de behandeling van de personeelsdossiers
• In het kader van de loonsadministratie en de budgetopvolging
   

3.2. Wettelijke verplichting

Daarnaast kan de Munt uw gegevens verwerken om tegemoet te komen aan de wettelijke verplichtingen die op de Munt rusten ten aanzien van haar medewerkers, bijvoorbeeld:

• In het kader van het beheer en de behandeling van de personeelsdossiers
• In het kader van de loonsadministratie en de budgetopvolging
• In het kader van welzijn en/of herintegratie na een langdurige ziekte

3.3. Gerechtvaardigd belang

De AVG stelt dat we uw gegevens kunnen verwerken wanneer het ‘noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, bijvoorbeeld:

• Om de personeelsbudgetten te kunnen opmaken, op te volgen en te beheren
• Om een aantal KPI’s te kunnen analyseren met het oog op het verbeteren van het personeelsbeleid
• In het kader van de wervingsreserve
• In het kader van het beheer van feedbackprocessen
• In het kader van het functiebeheer
• In het kader van opleidingen, professionele ontwikkeling en loopbaanbeheer(Talent Development)
• In het kader van binnen- en buitenlandse missies van haar (voormalige) medewerkers
• In het kader van data-analyse met het oog op de uitvoering en monitoring van het personeelsbeleid
• In het kader van het ter beschikking stellen van een up-to-date IT-infrastructuur en tools
   

3.4. Toestemming

Wanneer u ons uw gegevens hebt bezorgd via onze jobsite of per mail (of per post) om te solliciteren op een openstaande vacature, of indien u spontaan solliciteert, geeft uw hiermee uw toestemming om deze gegevens te verwerken in het kader van een bestaande rekruteringsprocedure of in het kader van eventuele toekomstige opportuniteiten.

Zodra u een aanzienlijke kans maakt op een positie, is het mogelijk dat de Munt de door u aangeleverde informatie wil controleren of om uw referenties en kwalificaties te bevestigen, voor zover dit gepast en in overeenstemming is met de wetgeving.

U kan deze toestemming te allen tijde intrekken via eenvoudig bericht aan jobs@demunt.be

3.5. Vitaal belang van de betrokkene

Het is mogelijk dat een medewerker van de Munt de contactgegevens (telefoonnummer en band met de betrokkene) van een contactpersoon heeft achtergelaten die kan worden gecontacteerd in het geval van nood. Deze gegevens zullen enkel en uitzonderlijk worden gebruikt om contact op te nemen in het kader van het vitaal belang van de betrokkene.

3.6. Andere redenen

Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling , uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, of wanneer gerechten handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid, kan de Munt uw persoonsgegevens verwerken waar dit gepast is, indien dit in overeenstemming is met de wetgeving en voorschriften.

4. Hoe zamelen wij persoonsgegevens in?

De Munt zamelt persoonsgegevens in rechtstreeks bij de betrokkene zelf, of via derden. Wanneer de Munt persoonsgegevens inzamelt bij de betrokkene zelf, wil dat zeggen dat u de informatie zelf verstrekt hebt:

• Rechtstreeks bij de betrokkenen zelf
  • Via de identiteitsfiche die door de betrokkene zelf wordt ingevuld
  • Via spontane mededelingen van de betrokkene, via mail of mondeling
  • Via sollicitatie per mail, via de website, of per post
  • Via vragenlijsten en testen
  • Via het gebruik van de ter beschikking gestelde hard- & software
• Niet rechtstreeks bij de betrokkene zelf:
  • Via opmeting
  • Via de leidinggevende
  • Via de leverancier Insights Benelux op basis van de door u verstrekte antwoorden
  • Via derden (bv: in geval van loonsbeslag)
  • Uitzonderlijk: via andere operahuizen (maten)
     

5. Waar worden uw gegevens bewaard en hoe worden ze beschermd?

DE KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG engageert zich om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen tegen inbreuken op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

Werknemers van DE KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG, die namens DE KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG uw persoonsgegevens verwerken, zijn gehouden tot geheimhouding.

6. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Waar gepast en in overeenstemming met lokale wetgeving en voorschriften is het mogelijk dat we uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën verwerkers of derden:

• Belasting-, audit- of andere autoriteiten;
• Gemeenteadministratie
• Banken en verzekeringsmaatschappijen, mutualiteiten
• Verwerkers zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren;
  • Zoals software-providers
  • HR-consultants
• Derden zoals IT-providers en documentopslag providers;
• Andere verwerkingsverantwoordelijken zoals andere culturele instellingen (louter en alleen in het kader van de voorbereiding van operaproducties). U kunt zich hiertegen verzetten.

We engageren ons dat uw gegevens op een veilige wijze opgeslagen en doorgegeven worden. We zullen derhalve uitsluitend gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (dwz de lidstaten van de Europese Unie, samen met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) doorgeven wanneer dit in overeenstemming is met de wetgeving op gegevensbescherming en de methode van doorgifte passende waarborgen biedt met betrekking tot uw gegevens, bijvoorbeeld door een overeenkomst inzake doorgifte van gegevens waarin de standaard contractuele bepalingen zijn opgenomen zoals aangenomen door de Europese Commissie voor de doorgifte van persoonsgegevens door verwerkingsverantwoordelijken in de EER aan verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers in rechtsgebieden zonder gepaste wetten op gegevensbescherming.

7. Hoelang bewaren we uw gegevens?

7.1. Kandidaten

Het CV van niet-gekozen kandidaten wordt gedurende 4 weken bewaard, te rekenen vanaf de afloop van het rekruteringsproces.

De contactgegevens en het functieprofiel van niet-gekozen kandidaten worden bewaard in de wervingsreserve gedurende 4 jaar, te rekenen vanaf de afloop van het rekruteringsproces.

De gegevens van kandidaten die medewerker worden van de Munt, worden bewaard in het personeelsdossier (zie: medewerkers)

7.2. Medewerkers

De persoonsgegevens van medewerkers van de Munt worden bewaard tot maximaal twee jaar na het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd (tenzij in geval van betwisting, in dat geval kan de termijn worden verlengd voor zover het nodig is om tot een besluit te komen).

Voor bepaalde, punctuele verwerkingen die geen deel uitmaken van het personeelsdossier kunnen er kortere termijnen gelden.

Uw persoonsgegevens worden bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.

8. Wat zijn uw rechten?

1. Recht op bezwaar: dit recht stelt u in staat bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor onze gerechtvaardigde belangen, om ons in staat te stellen een taak van algemeen belang te vervullen of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag uit te voeren, om u directe marketingmaterialen te sturen en voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden.
    
2. Recht op het intrekken van toestemming: Wanneer we uw toestemming hebben verkregen om uw persoonsgegevens te verwerken voor bepaalde activiteiten, dan kunt u deze toestemming op elk gewenst moment intrekken, waarop we de activiteit waarvoor uw toestemming gegeven had zullen stopzetten, tenzij we van mening zijn dat er een alternatieve grond is om een voortzetting van de verwerking van uw gegevens te rechtvaardigen voor dit doel. In dat geval zullen we u over deze voorwaarde informeren.
    
3. Verzoek van betrokkene tot toegang tot gegevens: u kunt ons op elk moment vragen te bevestigen welke informatie we over u bewaren en u kunt ons vragen deze informatie aan te passen, bij te werken of te verwijderen. Het is mogelijk dat we u vragen uw identiteit te verifiëren.
    
4. Recht op verwijdering: In bepaalde omstandigheden heeft u het recht ons te vragen uw persoonsgegevens te verwijderen:
   • De gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor we deze oorspronkelijk verzamelden en/of verwerkten;
   • Wanneer u eerder toestemming verleend hebt om uw gegevens te verwerken en u heeft deze ingetrokken en er is geen andere geldige reden voor ons om de verwerking voort te zetten;
   • De gegevens zijn onrechtmatig verwerkt (dwz op een wijze die niet in overeenstemming is met de AVG);
   • Het is noodzakelijk om de gegevens te verwijderen om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke;
   • Indien we de gegevens verwerken omdat we dit noodzakelijk achten voor onze gerechtvaardigde belangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens en wij niet in staat zijn zwaarder wegende gerechtvaardigde gronden voor het verder zetten van de verwerking aan te tonen.
     
     Wij hebben enkel het recht te weigeren aan uw verzoek te voldoen op grond van een van de volgende redenen:
      
   • Om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie uit te oefenen;
   • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen ofwel met het oog op de vervulling van een taak van algemeen belang ofwel een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag;
   • Op gronden van volksgezondheid in het algemeen belang;
   • Voor ons archief, onderzoeks- of statistische doeleinden;
   • Om een strafrechtelijke procedure uit te voeren of te verdedigen.
      
5. Het recht op het beperken van verwerking: In bepaalde omstandigheden heeft u het recht ons te vragen het verwerken van uw persoonsgegevens te beperken.
   
   De omstandigheden waarin u het recht heeft te verzoeken dat we de verwerking van uw persoonsgegevens beperken zijn:
    
   • Wanneer u de nauwkeurigheid van de persoonsgegevens die we over u verwerken aanvecht. In dit geval zal de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt worden voor de periode waarin de nauwkeurigheid van uw gegevens wordt geverifieerd;
   • Wanneer u bezwaar maakt tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor onze gerechtvaardigde belangen. In dat geval kunt u verzoeken dat de gegevens beperkt worden terwijl wij onze redenen voor de verwerking van uw persoonsgegevens verifiëren;
   • Wanneer de verwerking van uw gegevens onrechtmatig is, maar u er de voorkeur aan geeft onze verwerking te beperken in plaats van uw gegevens geheel te laten verwijderen;
   • Wanneer we geen verdere noodzaak hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, maar u deze gegevens nodig heeft om strafrechtelijke procedures te formuleren, uit te voeren of te verdedigen.
   • Indien we deze persoonsgegevens met derden gedeeld hebben, zullen wij hen op de hoogte stellen van beperkingen op de verwerking, tenzij dit onmogelijk is of disproportionele inspanningen vergt.
      
6. Recht op rectificatie: U heeft tevens het recht om ons te verzoeken enige inaccurate of onvolledige persoonsgegevens die we over u hebben te rectificeren. Indien we deze persoonsgegevens met verwerkers gedeeld hebben, zullen wij hen op de hoogte stellen van de rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of disproportionele inspanningen zou vergen.
   
   Het is belangrijk dat de persoonlijke informatie die we over u verwerken accuraat en actueel is.
   
   Gelieve ons op de hoogte te brengen van eventuele wijzigingen.
    
7. Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht uw persoonsgegevens tussen verwerkingsverantwoordelijken over te dragen. Om u in staat te stellen dit te doen zullen wij u de gegevens verstrekken in een gangbare machinaal leesbaar formaat dat met een wachtwoord beschermd is, zodat u de data op een ander online platform kunt doorgeven.
   
   Dit recht van overdraagbaarheid van gegevens is van toepassing op:
   • Persoonsgegevens die we automatisch verwerken (dwz zonder menselijke tussenkomst);
   • Persoonsgegevens die u ons gegeven heeft;
      
8. Recht op het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit: u heeft het recht een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit.
   
   Indien u een van deze rechten wilt uitoefenen, of uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens wilt intrekken, kan u een e-mail sturen naar privacy@demunt.be

9. HOE NEEMT U CONTACT MET ONS OP?

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft betreffende deze privacyverklaring en de manier waarop DE KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG uw gegevens registreert, gebruikt en verwerkt, kan u deze kenbaar maken

• per e-mail aan privacy@demunt.be
• of een brief sturen naar de

Koninklijke Muntschouwburg
Data Protection Officer
Leopoldstraat 23
1000 Brussel

DE KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG brengt u zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek in kennis van het gevolg dat DE KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG heeft gegeven aan het verzoek:

• Inwilliging van het verzoek
• Onmogelijkheid om binnen een maand het gevolg van het verzoek aan u kenbaar te maken wegens de complexiteit van het verzoek.
• Weigering van het verzoek en de mogelijkheid om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit of beroep in te stellen bij de rechtbank.
• De noodzaak tot bijkomende informatie bij twijfel omtrent de identiteit van de aanvrager. De verzoeken worden in principe kosteloos door DE KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG ingewilligd tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In dat geval mag DE KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG een redelijke administratieve vergoeding aanrekenen of het verzoek weigeren.

U hebt eveneens het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.